הגדרת חשבון דואר אלקטרוני של GMAIL והגדרות ב Outlook

במדריך זה תלמד להגדיר בצורה עצמאית את חשבון הדואר אלקטרוני, לכוון תצוגה ולהגדיר מספר נושאים חשובים ב- Outlook כך שיהיה יותר נוח לעבודה עם קורא מסך JAWS.

למי מדריך זה יכול לעזור?

המדריך מיועד למשתמשים בדואר אלקטרוני שמעוניינים לעבוד עם תוכנת Outlook של Microsoft Office, ולא מעוניינים בהתחברות לתיבת הדואר באמצעות גלישה עם דפדפן האינטרנט. ככלל, מומלץ להשתמש בתוכנה מוכרת ויציבה שתצוגתה אינה משתנה בתדירות גבוהה כמו בשימוש באתרי אינטרנט. מומלץ להשתמש ב- Outlook שנכללת בתוך חבילת Office. חשוב להבין, ישנן חבילות Office שאינן כוללות בתוכן את תוכנת Outlook, ויש לתת את הדעת על כך בעת רכישת חבילת ה- Office. מספר פרטים חשובים להגדרת תיבת דואר אלקטרוני ב Outlook של Office
  1.  לא כל תיבות הדואר החינמיות של הספקים השונים מאפשרות הגדרת דואר אלקטרוני ב- Outlook (לדוגמה Walla) ולכן מומלץ לוודא זאת לפני פתיחת חשבון דואר באינטרנט.
  2.  ניתן לעבוד באתר של נותן השירות כמו Yahoo, Walla ועוד. הניווט יתבצע כמו בניווט באינטרנט ויהיה קצת מורכב עקב רמת הנגישות של האתר.
  3. מומלץ להשתמש בפרוטוקול IMAP, פרוטוקול שמאפשר לעבוד עם תיבת הדואר ממספר מכשירים.
  4. העברת אנשי הקשר מהאתר של נותן השירות כמו Gmail, Walla וממחשב ישן למחשב חדש אינו עניין קל ועל המשתמש להתמודד עם פעולה זו באופן עצמאי (טיפ: ניתן לחפש מדריך בגוגל או ביוטיוב)
  5. במידה וקיימת בעייה בהגדרת הדוא"ל, קרוב לוודאי שחברת Google שינתה את רמת האבטחה, זאת אומרת Outlook אינו מצליח לקרוא דואר עקב הודעת סיסמה שגוייה. אנו ממליצים לקרוא את סעיף אימות דו-שלבי וייצור סיסמה ל Outlook בחלונות שמופיע בסוף עמוד זה.
אין להעתיק, לשנות, להסיר לוגו ולהשתמש במסמך זה ובחלקים ממנו על ידי גורם כלשהו שלא הורשה על ידי עורך המסמך למטרות רווח עסקי.

מה צריך לדעת לפני שמתחילים?

המדריך מתייחס להגדרת תיבת דוא"ל G-mail. ככלל ישנם 2 סוגי הגדרות דואר ב-Outlook הגדרת (פרוטוקול) POP3 שפרושו Post Office Protocol והגדרת (פרוטוקול) IMAP שפרושו Internet Message Access Protocol. ההבדל העיקרי בניהם הוא באופן משיכת הדואר אל מחשבך, בפרוטוקול POP3 הדואר יורד למחשבך ומחשבך מחזיק את המידע בקובץ מקומי עם הסיומת pst, בפרוטוקול IMAP העבודה מתבצעת ישירות על שרתי הדואר G mail וכך ניתן לנהל את תיבת הדואר ממספר מכשירים. כמובן שפרוטוקול IMAP מאפשר גמישות ופעולות נרחבות יותר אך בכך לא נעסוק במדריך זה.

איך אדע באיזה הגדרה/פרוטוקול להשתמש?

במידה ומעוניינים לקרוא את הדואר במספר מכשירים, לדוגמה, במכשיר האייפון ובמחשב. כדאי להשתמש בהגדרת IMAP. במידה וקוראים את הדואר במכשיר יחיד, ניתן להשתמש בהגדרת POP3.

הגדרת דואר אלקטרוני

המדריך מתייחס ל Outlook עם תפריטים בעברית, ומתאר את הגדרת תיבת הדוא"ל החינמי G-mail בתצורת IMAP עבור Microsoft Outlook. אנו ממליצים להשתמש בהגדרת IMAP והמדריך מתייחס רק לפרוטוקול זה.

הגדרת דואר אלקטרוני בתצורת IMAP

לפני שמתחילים בהגדרת דואר אלקטרוני ב- IMAP יש לוודא מספר פרטים:
  • יש לוודא שהמחשב מחובר לאינטרנט בצורה קבועה ויציבה.
  • יש לוודא שכתובת הדואר האלקטרוני שלך והסיסמא להתחברות נכונים.
  • יש לוודא שספק תוכן האינטרנט (לדוגמה, רימון) אינו חוסם את ההגדרות שיתבצעו בהמשך.
  • יש לוודא שתיבת דואר האלקטרוני הוגדרה כראוי באתר Gmail ואינה חסומה מסיבות אבטחת מידע על ידי Google, תכונה שיכולה לחסום את הגדרת הדוא"ל.

הכנת תיבת דואר אלקטרוני Gmail באתר Google, להגדרת IMAP

  • יש לגלוש לאתר דואר האלקטרוני של Gmail בעזרת דפדפן Chrome.
  • לאחר ההתחברות לדואר, יש ללחוץ על הגדרות (סמל בצורת גלגל שיניים), ולאחר מכן בחר בהצגת כל ההגדרות.
  • יש ללחוץ על תפריט/קישור העברה ו-POP/IMAP.
  • יש לבחור בכפתור הבחירה אפשר IMAP , וללחוץ על כפתור שמור שינויים.
  • יש לייצר סיסמה ייחודית עבור המכשיר והתוכנה שבו ברצונך להשתמש. במקרה שלנו יש לייצר סיסמה עבור תוכנת ה- Outlook שבמחשבך. הסבר לייצור סיסמה ייחודית נמצא בסעיף הגדרת אימות דו-שלבי וייצור סיסמה לאפליקציית Outlook בחלונות בהמשך. בגרסת OFFICE 2019, 2021 סעיף זה אינו רלוונטי ולכן יש להקליד את סיסמת הדואר המקורית בעת בקשת הקלדת פרטי כתובת וסיסמה. יש לשים לב, הגדרה זו אינה זמינה כשמשתמשים בתצוגת HTML הבסיסית של Gmail. כדי להפעיל את IMAP, השתמש בתצוגה הרגילה.

הגדרת דוא"ל IMAP בתוכנת Outlook

הפעל את תוכנת Outlook של Microsoft המותקנת במחשבך. בהפעלה ראשונית, Outlook יציג את השאלות הבאות:
  1. בחלון הראשון Microsoft Outlook יש להקליד את כתובת הדוא"ל וללחוץ על כפתור התחבר. ניתן ללחוץ על האפשרויות המתקדמות, אך לא מומלץ ומיועד למשתמשים מתקדמים.  
  2. בחלון הבא יש להקליד את הסיסמה.
    • בגרסאות OFFICE2019, 2021, 365 יש להקליד את הסיסמה המקורית (לא של Google).
    • בגרסאות ישנות יש להקליד את אותה הסיסמה ש- Google ייצר עבור החשבון בסעיף הגדרת אימות דו-שלבי וייצור סיסמה לאפליקציית Outlook בחלונות הערה, עקב אבטחת מידע של חברת Google קרוב לוודאי שיפתח חלון של זיהוי המשתמש (אימות), במידה ונעשה שימוש בגרסת OFFICE מעודכנת (365 ,2021, 2019), יש לענות בחיוב לשאלת Google האם זה אתה שמתחבר לתיבת הדואר וללחוץ על אישור. במידה וקיים אימות דו-שלבי. יש להמתין לקבלת מסרון, הודעה לאפליקציית GMAIL או שיחת טלפון (על פי ההגדרה שהוגדרה באתר Gmail) לביצוע שלב האימות.
  3. יש להמתין לסיום ההגדרה עד ש- Outlook יפתח ויתחיל לקרוא דואר. יש להמתין עד שכל הדואר ירד למחשב ורק לאחר מכן לגשת להגדרות תצוגת Outlook בהמשך. הערה, בסיסמה הראשונית/המקורית יש להשתמש בעת התחברות לדוא"ל דרך דפדפן האינטרנט. בסיסמה ש- Google יצר, יש להשתמש בחשבון של תוכנת ה Outlook (לא בגרסת 2021 ,OFFICE 2019) בחלונות.

הגדרת אימות דו-שלבי וייצור סיסמה לאפליקציית Outlook בחלונות

סעיף זה יתבצע על ידי משתמש מיומן. חברת Google משנה ומחמירה את רמת האבטחה של תיבות הדואר אלקטרוני Gmail. במקרים מסוימים האפשרות של גישה לאפליקציות ברמת אבטחה נמוכה בקטגוריית אבטחה אינה קיימת. כשמנסים לקרוא דואר ב- Outlook קופצת תיבת דו שיח לבקשת סיסמה, וכשמקלידים סיסמה מתקבלת הודעה הסיסמה שגוייה. על מנת לפתור את בעייה זו לאורך זמן, יש לייצר אימות דו-שלבי ולאחר מכן לייצר סיסמה קבועה וייחודית עבור Outlook, את הסיסמה מייצר מנגנון האבטחה באתר של Google ויש להעתיקה ולהקלידה בתיבת הסיסמה של הדוא"ל בתוכנת Outlook. מומלץ לבצע את הגדרות אלו על פני הפעלת המתג גישה לאפליקציות ברמת אבטחה נמוכה מכיוון שבכל פרק זמן מסוים Google סוגרת את המתג שהופעל על ידי המשתמש.
  1. נכנסים לחשבון Google, ניתן ללחוץ על ניהול חשבון Google  שלך, לאחר הלחיצה על אייקון התמונה של החשבון (בהנחה שבוצע כבר כניסה לחשבון)
  2. בחלונית הניווט/העץ שמימין, יש לבחור ב- אבטחה.
  3. במסגרת כניסה אל Google, יש לבחור באפשרות סיסמאות לאפליקציות, ולעבור לסעיף יצירת קוד ייחודי לאפליקציית Outlook בהמשך. במידה ואפשרות זו אינה מופיעה, המשמעות היא שאחד מהאפשרויות הבאות לא בוצע:
    • לא הוגדר אימות דו-שלבי בחשבון.
    • האימות הדו-שלבי מוגדר למפתחות אבטחה בלבד.
    • החשבון נוצר דרך מקום העבודה, מוסד לימודים או ארגון אחר.
    • הופעלה ההגדרה 'הגנה מתקדמת' בחשבון.
  4. יש להגדיר אימות דו-שלבי באופן הבא:
    • יש ללחוץ על אימות דו-שלבי במסגרת הכניסה אל Google, שבתפריט אבטחה.
    • בשלב הבא תופיע כתובת הדוא"ל ויש להקליד את סיסמת חשבון ה- Gmail, זאת על מנת ש- Google תוודא שאכן הינך בעל החשבון.
    • המיקוד יחזור אל הגדרת אימות דו-שלבי. ובשלב זה ההמלצה להוסיף מכשיר טלפון שבאמצעותו יתבצע אימות דו-שלבי, ההמלצה לבעלי טלפון חכם היא לבחור באפשרות של שליחת הודעת טקסט ולמשתמשים שאינם מיומנים בקריאת מסרונים או שאין הלם אפליקציית GMAIL בטלפון מומלץ לבחור בשיחה קולית. על מנת לאמת את מספר מכשיר הטלפון יש ללחוץ על האימות, אייקון בצורת עיפרון ולעקוב אחר ההוראות עד לסיום ההגדרה.

יצירת קוד ייחודי לאפליקציית Outlook

למשתמשים ב- Outlook 2019, 2021, 365 אין צורך בייצור קוד ייחודי מכיוון שבהפעלת Outlook תיפתח חלונית אימות, יש לבצע את תהליך האימות עם הסיסמה המקורית של תיבת הדואר Gmail וה- Outlook יפתח. בגרסאות ישנות יותר יש לפעול באופן הבא:
  1.  בתחתית המסגרת כניסה ל Google שבתפריט אבטחה, יש לבחור בבחירת אפליקציה,  בשלב הבא תופיע כתובת הדוא"ל ויש להקליד את סיסמת חשבון ה Gmail, זאת על מנת ש Google תוודא שאכן הינך בעל החשבון. יש לבחור באפליקציה, ניתן לבחור בתוויות מוכנות, ההמלצה לבחור אחר ולהקליד תווית ברורה, לדוגמה Win10 outlook2016.
  2. יש לבחור בכפתור יצירה, ולהמתין להופעת חלונית ובה סיסמה בת 16 תווים (ראה סרגל הצהוב).
  3. לסיום, יש לבחור באפשרות סיימתי.
  4. יש לפתוח את Outlook שמותקן במחשב ולאחר שקופצת חלונית של כתובת דוא"ל וסיסמה, יש להקליד/להדביק את הסיסמה בת 16 תווים שיוצרה על ידי אתר Gmail.

הגדרת תצוגה של Outlook

כיוון תצוגת דואר

  1. לחץ על צרוף המקשים Control+1 כדי להגיע לשירות של דואר.
  2. את הפעולות הבאות מומלץ להחיל על התיקיות הנפוצות שבשימוש לדוגמה: תיבת דואר נכנס, טיוטות, פריטים שנשלחו, תיבת דואר יוצא. לאחר שכל ההגדרות בוצעו, ניתן להיכנס לתפריט תצוגה ולהחיל את התצוגה על כל התיקיות, אפשרות זו תפורט בהמשך.
  • ביטול חלונית קריאה: נווט אל רצועת כלים תצוגה, חלונית קריאה ובחר לא פעיל. לחץ פעם אחת על מקש Alt ומקש ג ולאחר מכן על האות ל, לחץ שוב ל.
  • ביטול הצג בקבוצות: נווט אל רצועת כלים תצוגה, לחץ פעם אחת על מקש Alt ומקש ג, לחץ סס יש לרדת עם חץ למטה לאפשרות לל וללחוץ enter.
  • ביטול תצוגה מקדימה של הודעה: נווט אל רצועת כלים תצוגה, לחץ פעם אחת על מקש Alt ומקש ג, לחץ תצ ויש לרדת עם חץ למטה לאפשרות לא פעיל  וללחוץ enter. בחלון שיפתח, תישאל האם להחיל זאת על כל התיקיות יש ללחוץ כן.
סעיף זה מיועד אך ורק ללקויי ראייה ולא למשתמשים עיוורים. לבד מהגדרות של גודלצבע וסוג גופנים של ייצור דואר חדש, מענה והעברת דואר, קיימת גם האפשרות של שנוי גודל וסוג הגופן של רשימות הדואר. פעל באופן הבא:
  1. בחר בלשונית תצוגה ולאחר מכן באפשרות הגדרות תצוגה שברצועת תפריטים תחתונה.
  2. בחלון שנפתח, לחץ על כפתור הגדרות אחרות.
  3. בחלון שיפתח קיים מגוון רחב של הגדרות. מה שמעניין בעיקר הוא כפתור גופן העמודה הגורם לשינוי גודל גופן כותרת העמודות, וגופן השורה הגורם לשינוי גופן רשימות הדואר.
חשוב לדעת, שינוי הגופן יחול אך ורק על התיקייה שבה בוצע השינוי. על מנת להחיל את ההגדרה על כל התיקיות יש לבחור באפשרות החלת התצוגה הנוכחית על תיקיות דואר אחרות… שנמצאת בלשונית תצוגה, שנה תצוגה שברצועת תפריטים תחתונה.

חשיפת שורת עותק מוסתר BCC

לעיתים יש צורך בשליחת דואר אלקטרוני לנמען שהוא מוסתר ממקבלי הדואר של תיבות אל: והעתק: כברירת המחדל, תוכנת Outlook אינה חושפת את שורת דואר הנסתר כשמייצרים דואר חדש ולכן יש צורך לבצע זאת באופן יזום.
  1. כשהמיקוד נמצא בדואר אלקטרוני חדש יש ללחוץ על מקש alt על מנת להגיע לתפריטים.
  2. עם חץ שמאלה יש לנווט ללשונית אפשרויות.
  3. עם חץ למטה יש לרדת לרצועת תפריטים תחתונה ולאחר מכן לבצע enter על עותק מוסתר.

כיוון תצוגת אנשי קשר

  1. לחץ על צרוף המקשים Control+3 כדי להגיע לשירות של אנשי קשר.
  2. אנו ממליצים להציג את אנשי הקשר בתצורת כרטיס ביקור מכיוון שלכל תצוגה אחרת יש את החסרונות שלה, לדוגמה, אם נבחר בתצוגת רשימה, אזי יש חשש למחיקת שם איש הקשר.
  3. שינוי לתצוגת כרטיסי ביקור: לחץ פעם אחת על מקש Alt ולאחר מכן על האות ג על מנת להיכנס לתפריט תצוגה. לחץ על הסימן ולאחר מכן חפש עם חיצים שמאלה וימינה את האפשרות כרטיס ביקור ולחץ enter. שים לב, הניווט בין אנשי הקשר יתבצע בעזרת חצים ימינה ושמאלה, כתוצאה מאופי התצוגה.
  4. למיזעור תצוגת שורת משימות לביצוע: לחץ פעם אחת על מקש Alt ולאחר מכן על האות ג כדי להיכנס לתפריט תצוגה. לחץ על מקש ב לפתיחת תפריט שורת משימות לביצוע ולאחר מכן על מקש מ כדי למזער את תצוגה זו.

טיפים שימושיים

יצור חתימה עבור דואר אלקטרוני

בעת שליחת דואר אלקטרוני לנמען כלשהוא נהוג לחתום בסוף תוכן הדואר כדי שמקבל הדואר ידע ממי הדואר התקבל. תוכן החתימה יכול להכיל כל טקסט ואף לוגו חברה.
ההסבר מתייחס לתפריטים בעברית, במידה והתפריטים של Outlook בשפה האנגלית יש להמיר את הפעולות בהתאם. פעל באופן הבא:
  1. שהמיקוד נמצא בתיבת דואר לחץ על צירוף המקשים Alt כ לפתיחת תפריט קובץ.
  2. עם חץ למטה עבור לאפשריות ולחץ enter.
  3. בחלון אפשרויות לחץ חץ למטה לדואר.
  4. לחץ 6 פעמים על מנת להגיע לכפתור חתימות ולחץ enter.
  5. בעזרת Control+Tab וודא שהמיקוד נמצא בלשונית חתימת דואר אלקטרוני.
    חלון זה כולל שלוש מסגרות עיקריים,
  • מסגרת בחר חתימה לעריכה, שבו ניתן להגדיר יותר מחתימה אחת. (מעין שמות של קבצי חתימות. (מקש קיצור Alt ת)
  • מסגרת של בחירת חתימת ברירת מחדל, בשדה זה ניתן לקבוע איזה חתימה תופיע והיכן. לדוגמה: אם יש ברשות המשתמש שתי כתובות דואר אלקטרוני, שדה זה מאפשר לקבוע חתימה שונה עבור כל דואר. (מקש קיצור Alt ך)
  • מסגרת ערוך חתימה, בשדה זה ניתן ממש לכתוב, למחוק, לערוך את החתימה.
ניגש לייצור חתימה:
  1. כשהמיקוד נמצא בשדה בחר חתימה לעריכה עבור עם Tab לכפתור חדש או לחץ Alt ד.
  2. הקלד שם לזיהוי החתימה, הקלד החתימה שלי ולחץ enter.
  3. לעריכת תוכן החתימה לחץ על Alt ך.
  4. לחץ חץ למטה ובחר את הגופן שיראה בחתימה, בחר ב Ariel ולחץ enter לאישור.
  5. סמן העריכה יעבור לגוף העריכה וימתין להקלדתך.
    שים לב, בנקודה זו ניתן להגדיר את כיוון הטקסט, גודלו, צבעו ועוד בעזרת לחיצה על Shift + Tab. בדוגמה זו אנו לא נשנה כלום אלא נקליד את החתימה עצמה.
  6. מומלץ להתחיל בקו תוחם המפריד בין הדואר לבין החתימה, לכן לחץ על הסימן מקף כ 20 פעם. ולחץ enter.
  7. הקלד את הטקסט הבא: בברכה, השם שלי הטלפון שלי
  8. עם tab עבור לחשבון דואר אלקטרוני , וודא שזהו אכן כתובת הדואר המתאימה שאליה תשויך החתימה.
  9. עבור עם tab לתיבות הודעות חדשות, ותשובות/העברות לנמענים, וודא שתוכנם זהה לשם זיהוי החתימה, שהוגדר ביצור החתימה.
  10. עם Tab עבור לכפתור אישור ולחץ enter.
  11. לחץ Esc לפחות פעמיים על מנת לצאת מאפשרויות ולמעבר לאאוטלוק.
  12. בשלב זה נבדוק את החתימה שייצרנו.
  13. כשהמיקוד נמצא בתיבת דואר לחץ על צירוף המקשים Control+N לפתיחת דואר חדש.
  14. עם Tab עבור לתיבת העריכה של הדואר החדש ובחן את החתימה שמופיעה בסוף תוכן ההודעה.

יצירת כלל

מטרת יצירת הכלל?
יצירת כלל ב- Outlook משמש למגוון רחב של פעולות אוטומטיות שיתבצעו על פי בחירת המשתמש. לדוגמה, המשתמש מנוי בפורום מסויים ומעוניין שכל דואר שיגיע ינותב לתיקייה מסויימת. שימוש נוסף בכללים, כשהמשתמש נמצא בחופשה, ניתן לבצע מענה אוטומטי המשיב עם תוכן מסויים לקבלות דואר מאנשים שונים.
ההסבר כאן יתייחס ליצירת כלל המנתב קבלת דואר מפורום מסויים לתיקייה ספציפית שנפתחה מבעוד מועד.
שלבי יצירת הכלל הם:
  • בחירת התנאים, השאלה המתאימה ללכידת הדואר שנכנס.
  • עריכת תיאור הכלל, מקום בו יבחר המוטיב הקבוע הספציפי שמתקבל מהדואר.
  • בחירת פעולות, מקום בו נקבע מה לעשות עם הדואר שהתקבל.
  • עריכת תיאור הכלל, מקום בו מוגדר בפירוט להיכן הדואר יעבור.
פתח תיקייה חדשה שנקראת פורום תחת תיקיית השורש הראשית ברשימת תיקיות העץ של אאוטלוק, שים לב, ברוב המקרים, תיקיית השורש תיקרא על שם כתובת הדואר אלקטרוני שלך. פעל באופן הבא,
  1. לחץ על צירוף המקשים Control+Shift+Y ולאחר מכן עם חיצים למעלה או למטה עבור על עץ התיקיות, כשהמיקוד נמצא בתיקיית דואר נכנס תחת תיקיית השורש, עבור עם מקש Tab לכפתור חדש.
  2. בחלונית שתיפתח הקלד את שם התיקייה "פורום" ולחץ enter לאישור. שים לב, בכל פעם שתצטרך להגיע לתיקייה זו, הדרך הכי יעילה תיהיה,  Control+Shift+Y, חיצים למטה או למעלה עד לתיקייה זו, או לחיצה על האות הראשונה שמציינת את שם התיקייה, במקרה זה האות פ.
עכשיו ניגש ליצירת הכלל.
לפני יצירת הכלל, יש לבחון את חוקיות הדואר המתקבל, הכוונה היא למצוא את הטקסט, הכתובת או משהו אחר שאנו יודעים שמגיע בקביעות מהדואר הזה, לדוגמה, אם בכל דואר המתקבל מהפורום ישנו משפט קבוע כמו פורום טכנולוגי אז ניתן ליצר כלל שאומר, נתב כל דואר שמופיע בתוכו צירוף המילים פורום טכנולוגי לתיקיית פורום. שים לב, כללי הניווט ממקלדת בתפריטי Outlook יתבצע באופן הבא,
  • לחיצה פעם אחת על מקש Alt ובחירה של אחת מהלשוניות שבתפריט בעזרת חיצים ימינה או שמאלה.
  • כשהמיקוד נמצא על הלשונית הרצוייה, לחיצה על חץ למטה תעביר את המיקוד לרצועת תפריטים תחתונה.
  • כשהמיקוד נמצא ברצועת תפריטים תחתונה, יש להגיע לנושא המבוקש בעזרת מקש Tab.
  1. נושא יצור הכללים נמצא בלשונית בית. נווט ללשונית זו, פעל על פי כללי הניווט ממקלדת.
  2. כשמהיקוד נמצא על כללים לחץ enter לפתיחת התפריט ועם חץ למטה עבור לאפשרות יצירת כלל ולחץ enter.
  3. עם Tab עבור לכפתור אפשרויות מתקדמות. ולחץ enter.
  4. בחלון שנפתח, יש לעבור על השאלות הקבועות ולבחור את השאלה שהכי מתאימה לדואר שיתקבל, אנו נבחר בשאלה "עם מילים ספציפיות בכתובת השולח", החיפוש והבחירה נעשים על ידי חיצים למעלה או למטה ובחירה עם מקש הרווח.
  5. לחץ Tab על מנת לעבור לאפשרות מילים ספציפיות ולחץ רווח.
  6. בחלון שנפתח, הקלד את המילים הקבועות שיופיעו בכתובת השולח. לדוגמה, ניתן להקליד את שם ה-domain של הפורום, זאת אומרת, אם שם ה-domain הוא forumtech.co.il@, ניתן להקליד את טקסט זה. שים לב, יש לבחון ולאתר מילים או משפט ואפילו domain שיופיע באופן קבוע בדואר שמתקבל מהפורום הטכנולוגי שבעזרתו הכלל יוכל לזיהות וללכוד כל דואר שמתקבל מהפורום הטכנולוגי.
  7. עבור עם Tab לכפתור הבא ולחץ enter. בחלון שנפתח בחר מה לעשות עם הדואר.
  8. עם חץ למטה עבור לאפשרות העבר את ההודעה אל התיקייה דואר נכנס, וסמן אותה עם מקש הרווח. אל דאגה את שם התיקייה נשנה בסעיף הבא.
  9. לחץ Tab על מנת לעבור לאפשרות בחירת התיקייה, כרגע ברירת המחדל נקראת דואר נכנס, לחץ על רווח על מנת לקבל את רשימת התיקיות.
  10. עם חץ למטה בחר בתיקיית פורום, התיקייה שנפתחה על ידינו בתחילת ההסבר ולחץ enter.
  11. עבור עם Tab לכפתור סיום ולחץ enter.
הגדרת הכלל הסתיימה ועתה מומלץ לבצע בדיקה, בקש מחברך לשלוח דואר ועקוב אחר הדואר שהתקבל, במידה והדואר נותב לתיקיית פורום, הכלל שיצרת עובד. במידה והכלל אינו מועבר לתיקיית פורום, כנראה שלכידת הדואר לא צלחה ולכן ניתן להיכנס לניהול כללים והתראות… ולנסות ולשנות את השאלה הראשונה שמטרתה ללכוד את הדואר שהגיע מהפורום.
הערה: ניתן כמובן להמשיך את הכלל ולבחון את השאלות הקבועות שיתקבלו, כמו סייגים לכלל על מנת לדייק יותר בלכידת הדואר שנכנס.

מה המשמעות כשמקבלים את ההודעה הבאה כשמשתמשים בדוא"ל של GMAIL

"שרת IMAP מתריע בפניך: אנא בצע כניסה דרך דפדפן האינטרנט". כשמופיעה חלונית של הקלד כתובת דוא"ל וסיסמה וכשמקלידים את הסיסמה, חלונית זו מופיעה שוב ולא ניתן לקרוא ולשלוח דוא"ל. טעות כזו תתקבל בדרך כלל כאשר לתיבת הדואר של Gmail אין אימות דו-שלבי וסיסמה ייחודית ל- Outlook. לעיתים, הפעלה מחדש של המחשב תפתור זאת. מכיוון שחברת Google מחמירה עם אבטחת המידע של מוצריה בכל פרק זמן מסויים, גם שרת הדוא"ל, משמעות הודעה זו היא שיש לבצע אימות לתיבת הדוא"ל, לשם כך, יש להתחבר לתיבת הדוא"ל בעזרת דפדפן האינטרנט ולפעול על פי ההוראות שיתקבלו מיד עם הקלדת כתובת הדוא"ל והסיסמה. יש לבצע אימות דו-שלבי וייצור סיסמה ייחודית ל- Outlook בחלונות. בחלק מהמקרים ניתן להפעיל את האפשרות גישה לאפליקציות ברמת אבטחה נמוכה, בתפריט, אבטחה באתר של Google, אך לא מומלץ מכיוון שתקלה זו תחזור על עצמה. במידה והסיסמה נשכחה, ניתן לאפס אותה, יש ללחוץ על הקישור הבא להסבר, https://support.google.com/mail/answer/41078?hl=iw&ref_topic=7065107

הפעלת רמת אבטחה נמוכה?

הגדרת אפליקציות פחות מאובטחות בחשבון דוא"ל של Gmail דרך דפדפן כרום. אפשרות זו לעיתים אינה קיימת.
  1. יש לפתוח את דפדפן Google Chrome ובעזרת מקש Tab עבור ל Google apps (ציור של 9 ריבועים קטנים) ולחץ enter
  2. בעזרת חצים יש לעבור לאייקון חשבון וללחוץ enter
  3. יש להשתמש במקש Tab ולעבור לאבטחה וללחוץ enter הערה, יש לוודא שבוצעה כניסה לחשבון עם כתובת וסיסמה
  4. בעזרת מקש Tab יש לעבור לגישה לאפליקציות ברמת אבטחה נמוכה תחת האפשרות אבטחה ולוודא שאפשרות זו מופעלת.
במידה והאפשרות גישה לאפליקציות ברמת אבטחה נמוכה אינה מופיעה יש לקרוא את סעיף אימות דו-שלבי וייצור סיסמה ל Outlook בחלונות.

למגדירים את Outlook בפרוטוקול POP3, להלן הגדרת נתונים לתיבת דוא"ל G-mail בתצורת POP3

במהלך הגדרת הדואר בתוך אאוטלוק עליך להקליד את הפרטים הבאים:
  • דואר האלקטרוני שלך, כתובת הדואר אלקטרוני המלא שלך
  • כתובת שרת דואר נכנס pop.gmail.com
  • כתובת שרת דואר יוצא smtp.gmail.com
  • שם משתמש כתובת מלאה של הדואר אלקטרוני שלך
  • לחץ על כפתור הגדרות נוספות ועבור ללשונית שרת יוצא, סמן את האפשרות שרת הדואר היוצא שלי (SMTP) דורש אימות.
  • עבור ללשונית מתקדם, בשרת נכנס (POP3) וודא שהמספר שרשום הינו 995, על ידי סימון השורה מתחת שנקראת עבור שרת זה נדרש חיבור מוצפן (SSL).
  • בשרת יוצא (SMTP) וודא שהמספר שרשום הינו 465 ובשורה שמתחת שנקראת השתמש בסוג החיבור המוצפן הבא: בחר באפשרותSSL.

ביטול תצוגה מקדימה לקובץ מוצמד בדואר

תופעה דיי מטרידה בדואר שהתקבל הכולל קובץ מוצמד, למשל מסמך Word או גיליון Excel.
כשמתמקדים על הקובץ המוצמד, Outlook מנסה ובחלק מהמקרים מצליח להציג את תוכן הקובץ באופן אוטומטי בתצוגה מקדימה.  אאוטלוק יכול להיתקע ולקרוס.
לכן מומלץ לבטל באאוטלוק את התצוגה המקדימה של קבצים מצורפים. פעל בצורה הבאה:
  1. פתח את תפריט (לשונית) קובץ, לחץ Alt, ולאחר מכן חץ ימינה, השתמש בחץ למטה ולחץ enter על שורה אפשרויות.
  2. עם חץ למטה, בחר במרכז יחסי האמון ועבור עם Tab לכפתור הגדרות מרכז יחסי האמון… ולחץ Enter.
  3. עם חץ למעלה או למטה בחר בטיפול בקבצים מצורפים ועבור עם Tab לשורת הסימון בטל תצוגה מקדימה של קבצים מצורפים.
  4. לחץ רווח על מנת לסמן את ביטול תצוגה מקדימה.
    שים לב, במקום לבצע את סעיף 3 שחוסם בצורה גורפת את כל תבניות הקבצים המצורפים מפני תצוגה מקדימה. ניתן לסמן סלקטיבית את תבניות הקבצים שלא יפתחו בתצוגה מקדימה ואלו שכן יפתחו בתצוגה מקדימה, זאת ניתן לבצע על ידי לחיצה על כפתור סוקרים של קבצים מצורפים ומסמכים… , ולעבור שורה שורה ולסמן או לא לסמן את תבניות הקבצים.
    כשהתבניות לא מסומנות, אאוטלוק יפתח את הקובץ המצורף.
    וכשהתבניות מסומנות, אאוטלוק לא יפתח את הקובץ המצורף.
  5. עבור עם Tab לכפתור אישור ולחץ Enter.
  6. כדי לחזור לתוכנת אאוטלוק, עבור עם Tab שוב לכפתור אישור ולחץ Enter

שינוי ברירת מחדל של תיקייה בעת פתיחת Outlook

קורה לא פעם שבזמן פתיחת אאוטלוק, המיקוד של תיקיית דואר נכנס אינו נכון. לכן, ניתן לשנות את תיקיית ברירת המחדל דואר נכנס של אאוטלוק באופן הבא:
  1. פתח את תפריט קובץ ועם חץ למטה עבור לתפריט אפשרות ולחץ Enter.
  2. בחלון שנפתח אפשרויות Outlook, עבור עם חץ למטה למתקדם.
  3. לחץ על Tab על מנת לעבור לקטגוריית הפעלת Outlook ויציאה, עיון (כפתור).
  4. לחץ על מקש רווח לבחירת התיקייה הרצוייה, ובחלון שנפתח נווט עם חץ למטה או למעלה לבחירת התיקייה הרצוייה.
  5. כשהמיקוד נמצא על התיקייה הרצוייה לחץ על מקש Tab כדי לעבור לכפתור אישור ולחץ Enter. המיקוד יחזור לחלון אפשרויות Outlook, לכן עם מקש Tab עבור לכפתור אישור ולחץ Enter. שים לב, ניתן להגיע מהר יותר לכפתור אישור על ידי Shift + Tab. לאחר פעולות אלו, המיקוד יהיה אוטומטית על התיקייה שנבחרה ברגע שאאוטלוק נפתח.
למטיבים בקריאה נרחבת ניתן לקרוא מדריך מעמיק של Google