מדריך תיפעול ממקלדת לתוכנת Microsoft Outlook

תוכנת Microsoft Outlook נכללת בתוך חבילת ה Office, התוכנה עצמה מאגדת בתוכה מספר שירותים כמו ניהול דואר אלקטרוני, ניהול יומן, ניהול משימות, ניהול תזכורות.
שים לב, למספר הבהרות:

  • על מנת להיות יעיל המשתמש חייב להכיר את מקשי המקלדת. כמו כן חבילת ה Office חייבת לכלול את Outlook כאשר קיים חשבון דוא"ל פעיל.
  • להגדרת חשבון דואר אלקטרוני של GMAIL והגדרות של Outlook לחץ כאן
  • ההסבר בעמוד זה מתאים לגרסאות 2013 עד 2019. ופחות מתאים ל Office ישן יותר המותקן על חלונות 7 שכבר אינו נתמך על ידי Microsoft.
  • השימוש במקשי המקלדת Control, Shift, Alt יתבצע אך ורק בצד שמאל של המקלדת אלא אם צוין אחרת.
  • במדריך יצויינו גם פקודות של קורא המסך JAWS המתייחסות לאותו נושא.

מדריך זה מסביר איך לתפעל את ה Outlook ממקלדת המחשב בלבד וכולל פעולות נפוצות כמו:
שליחת קובץ מצורף
שמירת קובץ מצורף
שמירת איש קשר חדש
קריאת דוא"ל שתוכנו כתוכן עמוד אינטרנטי (HTML)
חיפוש דואר אלקטרוני או איש קשר
העברת דוא"ל מתיקייה נוכחית לתיקייה אחרת

אין להעתיק, לשנות, להסיר לוגו ולהשתמש במסמך זה ובחלקים ממנו על ידי גורם כלשהו שלא הורשה על ידי עורך המסמך למטרות רווח עסקי.

פקודות כלליות

Control + 1 עבור לתיבת דואר נכנס
Control + 2 עבור ללוח שנה
Control + 3 עבור לאנשי הקשר
Control + 4 עבור לשירות המשימות
Control + 5 עבור לשירות של תזכורות
TAB מעבר בין שורת הודעות, תיקיות, ושדות.
Control + M בדוק דואר (שלח קבל)
Control + N ייצר דואר חדש
Control + R השב דואר לנמען
Control + Shift + R השב דואר לכל הנמענים
Control + F העבר דואר
Control + Y מעבר אל תיקייה
Control + Enter שלח דואר
Alt + Enter כשהמיקוד על דואר ספציפי, בצע מאפיינים
Control + P הדפס הודעה שסומנה
Control + U סמן הודעה כהודעה שלא נקראה
Control Shift + V העבר דואר לתקייה אחרת
Control Shift + B ספר כתובות
Control + Shift + F חיפוש הודעת דואר
F9 רענן ושלח קבל דואר

פקודות למשתמשי JAWS עבור Microsoft Outlook

Insert + A גש לרשימת הקבצים המצורפים כאשר הדוא"ל פתוח
Alt + grave גש לשדה עריכת הודעה (המקש שמשמאל לספרה אחד)
Alt + 1 קרא את השדה שבו מצוי שם השולח
Alt + 2 קרא את שדה התאריך
Alt + 3 קרא את תוכן שדה הנמען
Alt + 4 קרא את תוכן שדה ההעתק
Alt + 5 קרא את תוכן השדה עותק מוסתר
Alt + 6 קרא את תוכן שדה הנושא, בכל המקרים של הקראת שדות, שתי לחיצות קצרות גם מביאות את הסמן לאותו שדה
Insert + F7 הצג רשימת קישוריות בהודעה הפעילה
Alt +Shift +L הצג רשמית שגיאות, עבור בינהן בעזרת החיצים ולחץ Enter כדי להתמקם על שגיאה ספציפית.
Tab גש לקישורית הבאה
Shift + Tab גש לקישורית הקודמת

פעולות נפוצות ב- Outlook

שליחת דואר אלקטרוני עם קובץ מצורף

על מנת לשלוח דואר אלקטרוני עם קובץ מצורף ניתן להשתמש במספר שיטות, נציין בשתי שיטות פשוטות.
לפני הצמדת הקובץ עליך לבדוק מספר פרטים חשובים כמו, גודל הקובץ (מומלץ עד 4mb), סיומת הקובץ (ישנם נמענים שחסומים לקבלת קבצים שעלולים להזיק למחשבם).
במידה ורוצים לשלוח מספר קבצים גדולים או קובץ אחד גדול, מומלץ לעבוד עם שירותי ענן מקובלים כמו, One Drive, DropBox, Google Drive ועוד, ולשלוח לנמען קישור להורדת הקבצים הגדולים.
להלן השיטות:

שיטה ראשונה, על ידי שימוש בשלח אל.. מחוץ לתוכנת Outlook:

  1. נווט לקובץ שמיועד לשליחה ובצע Application.
  2. עם חץ למטה להגיע לשורה שלח אל וללחוץ Enter.
  3. בתפריט המשנה להגיע עם חץ למטה לשורה נמען דואר וללחוץ Enter.
  4. יפתח דואר אלקטרוני חדש כאשר הקובץ כבר מוצמד בתוכו, כל שנשאר הוא למלא את שדה אל בכתובת דואר האלקטרוני, את הנושא ואת התוכן ובסיום לבצע Control + Enter על מנת לשלוח את הדואר.

שיטה שניה, על ידי שימוש בהעתק הדבק מחוץ לתוכנת Outlook:

  1. נווט אל הקובץ והעתק אותו ללא פתיחתו (Control + C).
  2. בתוך Outlook לחץ Control + N לפתיחת הודעה חדשה.
  3. נווט לגוף ההודעה והדבק את הקובץ (Control + V).
  4. הקלד כתובת בשדה אל שבכתובת דואר האלקטרוני, עבור לנושא והקלד תוכן, עבור לתוכן והקלד טקסט תוכן
  5. לחץ Control + Enter על מנת לשלוח את הדואר.

שמירת קובץ מצורף

שים לב, במקרים מסויימים Microsoft חוסמת חלק מקיצורי המקשים שהיו פעילים בגרסאות קודמות של word (לדוגמה, בחלק מהמקלדות שלא קיים מקש Application, צירוף המקשים Shift + F10 על קובץ מצורף אינו פותח את תפריט Application אלא ניגש לתפריטים) לכן על המשתמש להתאים את עצמו למצב. בהנחה שהקובץ המצורף הוא קובץ word יש לפעול באופן הבא:

  1. בתוך תוכנת Outlook, עבור לתיקייה שבה נמצא דואר שהתקבל הכולל קובץ מצורף בעזרת הפקודה Control + Y וחיצים למעלה או למטה.
    שים לב, במידה ונשמעת המילה סגור לאחר שם התיקייה, יש ללחוץ חץ שמאלה על מנת לפתוח את עץ התיקיות ולהמשיך עם חץ למטה.
  2. פתח את הדואר ולחץ Shift +Tab ולאחר מכן חץ שמאלה כדי להגיע לקובץ המצורף.
  3. לחץ פעם אחת על מקש Alt ולחץ פעם אחת על חץ למטה, לחץ על חץ שמאלה או ימינה והקש enter על האפשרות הרצויה לך, לדוגמה: לחץ enter על האפשרות שמירת כל הקבצים המצורפים.
  4. בחלון שנפתח יש ללחוץ enter על כפתור אישור ואז נפתח חלון סטנדרטי של שמירת קובץ.

על מנת לשמור קבצים מצורפים ב outlook 2016 יש להגיע לקובץ המצורף בעזרת Shift+Tab וכשהמיקוד נמצא על הקובץ המצורף לחץ על Alt+down arrow כדי לפתוח את תפריט Application ובעזרת חץ למטה בחר בשמור קובץ מצורף או שמור קבצים מצורפים ולחץ enter.

שמירת איש קשר חדש

סעיף זה דן באפשרות של שמירת כתובת אלקטרונית של איש קשר חדש שהתקבל.
כשמקבלים דואר מנמען כלשהו ומבצעים השב לנמען, הכתובת דואר האלקטרוני של אותו נמען נשמרת אוטומטית באנשי קשר מוצעים.
על מנת לשמור איש קשר באופן יזום בצע את הפעולות הבאות:

  1. פתח את הדואר אלקטרוני שברצונך להוסיף לאנשי הקשר.
  2. בצע Shift + Tab עד לשמיעת השורה מאת
  3. לחץ על מקש Application או לחלופין Shift + F10
  4. נווט לשורה הוסף לאנשי הקשר של Outlook ובצע enter
    שים לב, במידה והשורה  הוסף לאנשי הקשר של Outlook
    אינה מופיעה ובמקומה מופיעה השורה ערוך איש קשר, זה אומר שאיש קשר זה כבר מופיע ברשימת אנשי הקשר.  
  5. בחלון שנפתח (איש קשר), נווט בין השדות השונים במטרה להקליד פרטים מזהים עבור כתובת הדוא"ל, לדוגמה שם ומשפחה , טלפון, כשכל השדות הרצויים הוקלדו, עבור עם Tab לכפתור שמור ולחץ enter.
    במידה ונפתחת חלונית נוספת להקלדת פרטים נוספים ניתן להגיע Tab לכפתור אישור וללחוץ enter.

שים לב, במידה ואיש הקשר קיים במערכת יפתח חלון המתריע על כך ותתבקש על ידי חיצים למעלה למטה לבחור בין איש קשר חדש או עדכון איש קשר קיים ולאחר מכן להגיע לכפתור הוסף בעזרת Tab ומיד לאחר מכן enter.

קריאת דואר אלקטרוני שתוכנו כדף אינטרנטי HTML

לעיתים מתקבל דואר אלקטרוני כשתוכנו נראה כתוכן דף אינטרנט ולכן ניתן להבחין כי חסרים קישורים, כותרות, טקסטים ותמונות, זאת אומרת שהתצוגה בקוראי מסך מופיעה כטבלה וירטואלית.
המשתמש ששלח את דואר זה, שלח את דף האינטרנט מתוך דפדפן האינטרנט (לדוגמה: קובץ, שלח, קישור כדף אינטרנט). בדרך כלל לא נהוג לשלוח כך קישור לאתר מכיוון שדף האינטרנט שיגיע לנמען אינו יוצג בשלמותו כפי שהוא מוצג בפני השולח. בדרך כלל יש להשתמש באפשרות קובץ, שלח, קישור בדואר אלקטרוני.
אם כבר התקבל דואר באופן הזה, והמשתמש ירצה לקרוא את התוכן בשלמותו, ישלפתוח את תוכן זה בדפדפן האינטרנט באופן הבא:

  1. פתח את הדואר שהתקבל, וודא שהחלון מתוח על כל המסך, לחץ על Windows+Up Arrow
  2. לחץ על Alt ולאחר מכן חץ לשמאלה על מנת להגיע ללשונית הודעה
  3. לחץ חץ למטה כדי להתמקד ברצועת כלים תחתונה
  4. עבור עם Tab עד לאפשרות פעולות ולחץ enter לפתיחת התפריט
  5. בתפריט בחר עם חץ למטה הצג בדפדפן והמתן לפתיחת הדף.
  6. בשלב זה, תופיע תיבת שאלה האם לפתוח את דפדפן האינטרנט, עבור עם Tab לתיבת הסימון ולחץ על רווח לסמנה כדי שלא תופיע שוב, לחץ Tab לאישור ודפדפן ברירת המחדל יפתח כשבתוכן נמצא תוכן הדוא"ל שברצונך לקרוא.

חיפוש דואר או איש קשר

ניתן לחפש דואר אלקטרוני מסויים או איש קשר במספר שיטות, חיפוש פשוט בעזרת הפקודה Control+E והקלדת נושא החיפוש או חיפוש מתקדם בעזרת הפקודה Control+Shift+F ולהתמקד באיזה תיקייה לבצע את החיפוש ומה לחפש גם בתוך נושא הדואר אלקטרוני.
בסעיף זה, יתואר החיפוש הבסיסי והנפוץ ביותר Control+E
לא פעם קורה מצב שבו אנו יודעים בוודאות שיש דואר מסויים באחד מתיקיות העץ של Outlook וכאשר אנו מחפשים אותו, הוא לא נמצא, תופעה זו יכולה לקרות כתוצאה מהגדרה לא נכונה של הגדרת החיפוש.
יש להגדיר את אופן החיפוש בצורה כזו שכל התיקיות ותתי התיקיות יוכללו בעת ביצוע החיפוש הדרוש, להלן הגדרת החיפוש.

  1. פתח את תוכנת הדואר אלקטרוני Outlook.
  2. לחץ על Alt ולאחר מכן חץ ימינה ללשונית קובץ (alt כ)
  3. לחץ על חץ למטה לפתיחת הנושאים בלשונית קובץ וכשהמיקוד מגיע לאפשרויות לחץ enter. ( ו )
  4. בחלון אפשרויות Outlook לחץ חץ למטה עד לנושא חיפוש ולחץ enter.
  5. בעזרת מקש Tab עבור לכפתור הבחירה התיקייה הנוכחית ולחץ חץ למטה לבחירת כפתור הבחירה כל התיקיות.
  6. לחץ פעם אחת על Tab לתיבת הסימון כלול הודעות מהתיקייה פריטים שנמחקו בכל נתונים בעת חיפוש בכל הפריטים.
  7. בעזרת מקש Tab עבור וסמן את כל רביעיית תיבות הסימון לפי הצורך.
  8. עבור לכפתור אישור ולחץ על enter.
  9. המיקוד יחזור לרשימת הדואר בתיבת דואר נכנס.

חיפוש רגיל

  1. לחץ על Control+E לביצוע חיפוש והקלד את התוכן שברצונך למצוא לדוגמה, כתובת דוא"ל או טקסט שהינך מחפש בדואר שקיבלת , ולחץ enter.
  2. לחץ 3 פעמים על Tab על מנת להגיע לרשימת תוצאות החיפוש.
  3. לאחר שהמיקוד הגיע לרשימה שנמצאה, ניתן לדפדף בין הרשימות עם חיצים למעלה למטה.

חיפוש מתקדם

  1. כשהמיקוד נמצא בתיבת דואר נכנס לחץ על צירוף המקשים Control +Alt + F
  2. בתיבת החיפוש שנפתחה לחץ על Tab על מנת להגדיר את השדות בזמן החיפוש, עם חץ למטה בחר באפשרות שדה נושא וגוף ההודעה ולחץ enter לבחירה.
  3. חזור לתיבת חפש מילה בעזרת Shift+Tab והקלד את השם לחיפוש ולחץ enter.
  4. המתן כ 5 שניות ולחץ על מקש F6 כדי להגיע לרשימת הדואר שנמצאה.
    שים לב, ניתן לעבור בין דואר אחד למשנהו שברשימה בעזרת חצים למעלה או למטה.

העברת דואר מתיקייה נוכחית לתיקייה אחרת

  1. כשהמיקוד נמצא על דואר מסויים, לחץ על מקש Application או Shift+F10
  2. עבור עם חץ למטה לנושא העבר ולחץ enter
  3. בתפריט המשנה שנפתח. בחר עם חץ למטה את התיקייה שאליה יועבר הדואר ולחץ enter.
    שים לב, במידה והתיקייה אינה מופיעה ברשימה, בחר בנושא תיקייה אחרת… ולחץ enter. בעזרת חץ למטה בחר את התיקייה הרצוייה ולחץ enter.

השלמה אוטומטית של כתובת דואר אלקטרוני

ההסבר בסעיף זה מתייחס להקלדה והשלמה אוטומטית של כתובת אלקטרונית בתיבת אל.. שביצירת דואר חדש.
סעיף זה יעבוד בצורה תקינה בתנאי שאנשי הקשר מוגדרים כראוי ב Outlook.

  1. כשהמיקוד נמצא בתיבת דואר לחץ על צירוף המקשים Control+N לפתיחת דואר חדש.
  2. כשהמיקוד נמצא בתיבת אל: הקלד לפחות 3 אותיות ראשונות של כתובת הדואר או איש קשר שהינך מחפש.
    במידה ואיש הקשר אינו מופיע בתיבה בצורה אוטומטית, לחץ על הצירוף Control+K על מנת שהכתובת דוא"ל תושלם, אפשרות זו תתבצע רק כשהמשתמש בטוח שאיש הקשר קיים באנשי הקשר של Outlook ותתבצע פעם אחת, בפעם הבאה ההשלמה תתבצע אוטומטית. במידה והשם לא נמצא המשך בסעיף 4 למטה לחיפוש איש הקשר בתיבת השיחה בדיקת שמות.
  3. לחץ על Control+K על מנת לפתוח את תיבת השיחה בדיקת שמות.
  4. ברשימה שנפתחה בחר עם חץ למטה או למעלה את השם או את כתובת הדואר אלקטרוני שהינך מחפש ולחץ enter.
    כתובת זו תמוקם בשורת תיבת העריכה אל..
  5. המשך ביצירה ובשליחת הדואר שפתחת.
    שים לב, במידה והינך מעוניין בהוספת נמען נוסף, יש להקליד את הסימן ; (נקודה פסיק) ולאחריו יש לחזור על הסעיפים 2, 3, 4 שבתחילת ההסבר בסעיף זה.

יצירת קבוצת אנשי קשר

מדוע כדאי להשתמש בקבוצת אנשי קשר?
שימוש באפשרות של קבוצת אנשי קשר או בשם המוכר יותר רשימת תפוצת דואר מיועדת למצבים בהם מעוניינים לשלוח דואר אלקטרוני למספר רב של נמענים מבלי להוסיף בכל פעם כתובת ועוד כתובת ואפילו מבלי לשכוח נמען מסויים.
ההסבר מתייחס לתפריטים בעברית.
הערה: תמיד ניתן ללחוץ על Alt ועם חץ שמאלה או ימינה לעבור בין הלשוניות וכאשר נמצאה הלשונית הרצוייה יש ללחוץ על חץ למטה לרצועת כלים תחתונה, וכאן ניתן לעבור בין הנושאים עם חץ ימינה או שמאלה או בעזרת .Tab פעל באופן הבא:
בהסבר זה, נבנה קבוצת אנשי קשר ששמה יהיה חברים ובתוכה נגדיר שתי כתובות של דוא"ל של החברים.

  1. עבור לאנשי קשר עם הפקודה Control+3
  2. לחץ על צירוף המקשים Shift+Control+L לקבלת חלון ללא שם-קבוצת אנשי קשר.
  3. בחלון שנפתח המיקוד של סמן העריכה ימצא בתיבת שם, הקלד את השם חברים. שם זה יאגד בתוכו את כל שמות החברים שנוסיף בהמשך.
  4. לחץ על Alt ולאחר מכן על חץ שמאלה ללשונית קבוצת אנשי קשר ולאחר מכן חץ למטה לרצועת כלים תחתונה.
  5. עבור עם Tab ל- הוסף חברים ולחץ enter לפתיחת תפריט.
  6. לחץ על חץ למטה לבחירה מהיכן להוסיף את איש הקשר.
    במידה ואיש הקשר אינו נמצא ברשימת אנשי הקשר של Outlook או בפנקס הכתובות של חלונות, ניתן להוסיפו על ידי לחיצה על השורה איש קשר חדש של דואר אלקטרוני.
  7. בהנחה שאיש הקשר קיים ברשימת אנשי הקשר של Outlook, לחץ enter על השורה מתוך אנשי הקשר של Outlook. בחלון שנפתח הקלד את שם איש הקשר שברצונך ולחץ enter להוספת איש הקשר לרשימה.
  8. להוספת איש קשר נוסף, מחק את השם שהקלדת, והקלד שם חדש ולחץ enter לצירופו לרשימה, להוספת אנשים נוספים, חזור על הפעולה זו שוב. לסיום עבור עם Tab לכפתור אישור ולחץ enter . המיקוד יחזור לחלון חברים-קבוצת אנשי קשר, החלון שהיינו בו בסעיף 2.
  9. לשמירת קבוצת אנשי הקשר שיצרנו, לחץ על Alt + F4 לשמירה וסגירה.
    לסיכום, בכל פעם שנרצה לשלוח דואר לכל החברים, יש לייצר דואר חדש, ובשם אל… יש להקליד את שם הקבוצה, חברים.

למחיקת קבוצת אנשי קשר פעל באופן הבא

  1. ניתן לנווט לתוך אנשי הקשר ולמצוא את קבוצת אנשי הקשר ולמחוק אותה או לפעול לפי ההוראות בהמשך.
  2. לחץ על צירוף המקשים Shift+Control לקבלת חלון ללא שם-קבוצת אנשי קשר.
  3. בחלון שנפתח המיקוד של סמן העריכה ימצא בתיבת שם, הקלד את השם שברצונך למחוק, במקרה שלנו הקלד חברים.
  4. לחץ על Alt ולאחר מכן על האות ת ללשונית קבוצת אנשי קשר ולאחר מכן ; למחיקה.